نوشتن نامه انگلیسی به سردبیر مجله برای پیگیری وضعیت مقاله ارسالی گامی مهم پس از سابمیت است. این نامه به شما امکان می‌دهد تا با لحنی حرفه‌ای و محترمانه جویای وضعیت فعلی مقاله خود شوید و از روند داوری یا تصمیم‌گیری مطلع گردید. آگاهی از زمان مناسب پیگیری و نحوه نگارش صحیح نامه ضروری است.
زمان مناسب برای پیگیری مقاله چقدر است؟
تعیین زمان بهینه برای ارسال نامه پیگیری به سردبیر مجله نیازمند درکی واقع‌بینانه از فرآیندهای نشر علمی است. مجلات مختلف به‌ویژه نشریات معتبر و پرمتقاضی اغلب با حجم بالایی از مقالات ارسالی روبرو هستند و فرآیندهای غربالگری اولیه ارسال برای داوری دریافت نظرات داوران تصمیم‌گیری سردبیر و ارتباط با نویسندگان زمان‌بر است. عجله در پیگیری وضعیت یک دست‌نوشته می‌تواند برداشت نامناسبی ایجاد کند و حرفه‌ای تلقی نشود. به طور کلی اولین گام پس از ارسال مقاله بررسی زمان‌بندی‌های معمول مجله است. بسیاری از مجلات در وب‌سایت خود یا در بخش راهنمای نویسندگان میانگین زمان لازم برای تصمیم‌گیری اولیه یا تکمیل فرآیند داوری همتا را ذکر می‌کنند. اگر چنین اطلاعاتی در دسترس نبود نگاهی به مقالات اخیراً منتشر شده در آن مجله و زمان دریافت تا پذیرش آنها (تاریخ‌های مشخص شده در مقاله) می‌تواند تخمینی از سرعت عمل مجله به شما بدهد. همچنین سیستم آنلاین ارسال مقاله (مانند ScholarOne Editorial Manager و…) معمولاً وضعیت فعلی مقاله شما را نمایش می‌دهد. قبل از ارسال هرگونه نامه پیگیری حتماً این سیستم را بررسی کنید. وضعیت‌هایی مانند “Submitted” “With Editor” “Under Review” “Under Editorial Consideration” و… هر کدام مرحله‌ای از فرآیند را نشان می‌دهند. اگر وضعیت مقاله برای مدت طولانی فراتر از حد انتظار یا میانگین زمان اعلام شده توسط مجله بدون تغییر باقی مانده باشد (مثلاً چندین ماه در وضعیت “With Editor”) این ممکن است نشانه‌ای باشد که زمان مناسبی برای یک پیگیری محترمانه فرا رسیده است. توصیه می‌شود حداقل 2 تا 3 ماه پس از ارسال اولیه قبل از اولین پیگیری صبر کنید مگر اینکه مجله زمان پاسخگویی کوتاه‌تری را مشخص کرده باشد و آن زمان سپری شده باشد. اولین پیگیری باید پس از گذشت یک دوره زمانی معقول و بدون دریافت هیچ‌گونه به‌روزرسانی یا اطلاعیه از سوی دفتر مجله انجام شود.
چرا باید برای پیگیری مقاله نامه نوشت؟
ارسال یک نامه یا ایمیل پیگیری به سردبیر مجله پس از گذشت مدت زمانی معقول و بدون دریافت به‌روزرسانی در مورد وضعیت مقاله دلایل موجه و حرفه‌ای متعددی دارد. اولین و اصلی‌ترین دلیل کسب اطلاع از وضعیت فعلی دست‌نوشته شما در فرآیند نشر است. گاهی اوقات ممکن است مقاله در یکی از مراحل (مانند تخصیص داور انتظار برای دریافت نظرات یا بررسی توسط سردبیر) متوقف شده باشد و یک یادآوری محترمانه می‌تواند به جریان افتادن مجدد آن کمک کند. این به معنای فشار آوردن نیست بلکه صرفاً یک استعلام وضعیت مودبانه است. دلیل دیگر نشان دادن علاقه و تعهد مستمر نویسنده به چاپ مقاله در آن مجله خاص است. این نشان می‌دهد که شما همچنان به این نشریه به عنوان محل مناسبی برای انتشار تحقیق خود علاقه‌مند هستید. همچنین نوشتن نامه پیگیری یک راه رسمی و مستند برای ارتباط با دفتر مجله است. در دنیای نشر آکادمیک ارتباطات رسمی و مکتوب اهمیت بالایی دارند. دریافت یک پاسخ به نامه پیگیری حتی اگر صرفاً تأیید دریافت نامه و نیاز به زمان بیشتر باشد می‌تواند به کاهش اضطراب و عدم قطعیت نویسنده کمک کند. این فرآیند به نویسنده اجازه می‌دهد تا برنامه‌ریزی بهتری برای مراحل بعدی (مانند ارسال به مجله‌ای دیگر در صورت رد نهایی) داشته باشد. در برخی موارد نادر ممکن است مقاله به دلیل مشکلات فنی در سیستم یا اشتباهات اداری متوقف شده باشد؛ نامه پیگیری می‌تواند به شناسایی و رفع این مشکلات کمک کند. در نهایت این عمل بخشی از آداب حرفه‌ای در فرآیند نشر علمی است و نشان‌دهنده جدی بودن نویسنده در پیگیری نتیجه تلاش علمی خود است. بنابراین نامه پیگیری نه تنها برای کسب اطلاعات مفید است بلکه به حفظ یک رابطه حرفه‌ای با مجله و مدیریت انتظارات نویسنده در طول فرآیند طولانی و گاهی غیرقابل پیش‌بینی نشر کمک می‌کند.
اطلاعات ضروری در نامه پیگیری به سردبیر
برای اینکه سردبیر یا کارمندان دفتر مجله بتوانند به سرعت و با دقت به درخواست پیگیری شما رسیدگی کنند لازم است اطلاعات کلیدی و دقیقی در نامه خود ارائه دهید. این اطلاعات به آنها کمک می‌کند تا مقاله شما را در سیستم خود پیدا کرده و وضعیت آن را بررسی کنند. ارائه اطلاعات ناقص یا نادرست می‌تواند منجر به تأخیر در پاسخگویی یا حتی عدم پاسخگویی شود. مهم‌ترین اطلاعاتی که باید حتماً در نامه پیگیری خود ذکر کنید شامل جزئیات شناسایی مقاله شماست. این جزئیات باید به گونه‌ای باشند که سردبیر بتواند بدون ابهام مقاله مورد نظر را از میان هزاران مقاله دیگر ارسالی تشخیص دهد. این بخش از نامه حیاتی است و باید با دقت فراوان تکمیل شود. اطمینان حاصل کنید که تمامی املای نام‌ها اعداد و تاریخ‌ها صحیح باشد. همچنین بهتر است که شما به عنوان نویسنده مسئول یا Corresponding Author نامه را ارسال کنید زیرا اطلاعات تماس شما در سیستم مجله ثبت شده و شناسایی شما آسان‌تر خواهد بود. در ادامه به تفکیک اطلاعات ضروری که باید در نامه پیگیری گنجانده شوند شرح داده شده‌اند.
ذکر اطلاعات مقاله ارسالی (مانند شماره سابمیشن)
مهم‌ترین شناسه برای مقاله شما در سیستم هر مجله “شماره سابمیشن” (Submission Number) یا “شماره پیگیری” (Tracking Number) است. این شماره منحصر به فرد است و هنگام ارسال اولیه مقاله توسط سیستم به شما اختصاص داده می‌شود. ذکر این شماره در ابتدای نامه پیگیری به سردبیر یا مسئول مربوطه اجازه می‌دهد تا مستقیماً و بدون نیاز به جستجوهای اضافی پرونده مقاله شما را در پایگاه داده مجله بیابند. علاوه بر شماره سابمیشن ذکر عنوان کامل و دقیق مقاله نیز بسیار مهم است. عنوان مقاله به عنوان یک شناسه ثانویه عمل می‌کند و در صورت بروز هرگونه مشکل در شماره سابمیشن یا برای تأیید هویت مقاله کاربرد دارد. همچنین ذکر نام نویسندگان اصلی به‌ویژه نام نویسنده مسئول (Corresponding Author) به شناسایی سریع‌تر مقاله کمک می‌کند. این اطلاعات باید دقیقاً همان‌هایی باشند که در زمان ارسال اولیه مقاله وارد سیستم مجله کرده‌اید. اطمینان از صحت املای عنوان و نام نویسندگان ضروری است. این جزئیات بخش حیاتی نامه پیگیری را تشکیل می‌دهند و کار سردبیر را برای پاسخگویی بسیار آسان‌تر می‌کنند.
تاریخ ارسال اولیه مقاله
ذکر تاریخ دقیق ارسال اولیه مقاله (Original Submission Date) در نامه پیگیری اطلاعات مهمی را در اختیار سردبیر قرار می‌دهد. این تاریخ به سردبیر کمک می‌کند تا مدت زمانی که از ارسال مقاله شما گذشته است را به سرعت محاسبه کند و وضعیت مقاله شما را در چارچوب زمانی فرآیندهای معمول مجله ارزیابی نماید. این اطلاعات برای سردبیر نشان می‌دهد که پیگیری شما پس از چه مدت زمانی صورت گرفته و آیا این مدت با زمان‌های استاندارد مجله همخوانی دارد یا خیر. برای مثال اگر شما پس از دو ماه از ارسال مقاله پیگیری می‌کنید و میانگین زمان داوری در آن مجله سه ماه است سردبیر متوجه می‌شود که پیگیری شما کمی زودتر از موعد معمول است (اگرچه ممکن است باز هم موجه باشد بسته به وضعیت خاص). اما اگر شما پس از شش ماه پیگیری می‌کنید و میانگین زمان داوری سه ماه است این تاریخ نشان‌دهنده یک تأخیر قابل توجه است و پیگیری شما کاملاً منطقی به نظر می‌رسد. بنابراین ذکر تاریخ ارسال اولیه زمینه زمانی لازم را برای بررسی وضعیت مقاله فراهم می‌کند و به سردبیر در درک بهتر شرایط و اولویت‌بندی پاسخگویی کمک می‌نماید. این تاریخ معمولاً در ایمیل تأیید ارسال اولیه مقاله یا در سیستم آنلاین سابمیشن قابل دسترسی است و باید با دقت در نامه پیگیری ذکر شود.
نام مجله و بخش مربوطه
ذکر نام کامل و دقیق مجله‌ای که مقاله به آن ارسال شده است ممکن است در نگاه اول بدیهی به نظر برسد اما اهمیت آن را نباید دست کم گرفت. برخی از ناشران بزرگ ده‌ها یا حتی صدها مجله مختلف را منتشر می‌کنند و یک دفتر سردبیری ممکن است مسئولیت رسیدگی به امور چندین مجله را بر عهده داشته باشد. بنابراین مشخص کردن نام دقیق مجله در عنوان ایمیل و متن نامه پیگیری از سردرگمی و ارسال درخواست شما به بخش نامربوط جلوگیری می‌کند. علاوه بر نام مجله اگر مقاله شما برای بخش خاصی از مجله (مانند یک شماره ویژه بخش مقالات کوتاه یا بخش خاصی از یک مجله چندرشته‌ای) ارسال شده است ذکر این بخش نیز می‌تواند مفید باشد. این اطلاعات به سردبیر کمک می‌کند تا مقاله شما را در دسته‌بندی صحیح خود پیدا کند و مسئول رسیدگی به آن (که ممکن است یک سردبیر تخصصی برای آن بخش خاص باشد) را مشخص نماید. اطمینان از املای صحیح نام مجله و بخش مربوطه نشان‌دهنده دقت و حرفه‌ای بودن شماست. این اطلاعات در کنار شماره سابمیشن و عنوان مقاله جزء اطلاعات هویتی حیاتی دست‌نوشته شما محسوب می‌شوند که برای یک پیگیری موفق ضروری هستند.
ساختار نامه انگلیسی پیگیری مقاله
یک نامه پیگیری مؤثر به سردبیر مجله همانند هر مکاتبه رسمی دیگری باید دارای ساختاری مشخص و منطقی باشد. این ساختار به سردبیر کمک می‌کند تا در کوتاه‌ترین زمان ممکن هدف از نامه شما را درک کرده و اطلاعات لازم را برای پاسخگویی بیابد. رعایت ساختار استاندارد نامه‌نگاری رسمی انگلیسی حرفه‌ای بودن شما را نشان می‌دهد. نامه پیگیری معمولاً شامل سه بخش اصلی است: مقدمه بدنه اصلی و بخش پایانی. هر یک از این بخش‌ها وظیفه خاصی در انتقال پیام شما دارند و باید اطلاعات مرتبط را به صورت واضح و مختصر ارائه دهند. استفاده از پاراگراف‌های کوتاه و مشخص برای هر بخش خواندن نامه را آسان‌تر می‌کند. همچنین استفاده از عنوانی (Subject Line) واضح و گویا برای ایمیل اولین گام در ساختاردهی مؤثر پیام شماست هرچند که در این بخش به ساختار متن اصلی نامه می‌پردازیم. در ادامه به تفکیک به بررسی اجزای مختلف ساختار یک نامه پیگیری استاندارد می‌پردازیم و توضیح می‌دهیم که هر بخش باید شامل چه اطلاعاتی باشد و هدف از آن چیست. این ساختار چارچوبی مطمئن برای نگارش نامه‌ای فراهم می‌آورد که هم محترمانه باشد و هم اطلاعات مورد نیاز را به طور کامل منتقل کند.
بخش مقدمه نامه پیگیری
بخش مقدمه نامه پیگیری باید کوتاه دقیق و هدفمند باشد. هدف اصلی این بخش معرفی خود به عنوان نویسنده و ارجاع به مقاله ارسالی است که قصد پیگیری آن را دارید. مقدمه باید به سرعت سردبیر را متوجه موضوع نامه کند. این بخش معمولاً با یک سلام رسمی آغاز می‌شود مانند “Dear Dr./Prof. [نام خانوادگی سردبیر]” یا “Dear Editor-in-Chief”. اگر نام سردبیر مشخص نیست یا ایمیل به دفتر سردبیری ارسال می‌شود می‌توان از عبارات کلی‌تر مانند “Dear Editor” یا “To the Editorial Office of [نام مجله]” استفاده کرد. پس از سلام در اولین جمله یا حداکثر دو جمله باید به ارسال مقاله خود در گذشته اشاره کنید. در این مرحله لازم است اطلاعات کلیدی مقاله را برای شناسایی سریع ذکر کنید. این اطلاعات معمولاً شامل شماره سابمیشن (Submission Number) عنوان کامل مقاله (Article Title) و تاریخ ارسال اولیه (Original Submission Date) است. برای مثال می‌توانید بنویسید: “I am writing to inquire about the status of our manuscript titled “[عنوان مقاله]” (Submission Number: [شماره سابمیشن]) which was submitted on [تاریخ ارسال].” این جمله به وضوح نشان می‌دهد که شما چه کسی هستید در مورد چه مقاله‌ای می‌پرسید و مقاله چه زمانی ارسال شده است. مقدمه نباید طولانی یا حاوی جزئیات غیرضروری باشد؛ صرفاً باید زمینه لازم برای ورود به بدنه اصلی نامه را فراهم کند.
بدنه اصلی نامه پیگیری شامل وضعیت مقاله
بدنه اصلی نامه پیگیری جایی است که شما درخواست اصلی خود را مطرح می‌کنید: کسب اطلاع از وضعیت فعلی مقاله. این بخش باید با لحنی محترمانه و فهمیده نوشته شود. در ابتدای این بخش می‌توانید به درک خود از فرآیند داوری و زمان‌بر بودن آن اشاره کنید تا نشان دهید که از پیچیدگی‌های نشر علمی آگاه هستید. عباراتی مانند “I understand that the review process can take time…” یا “We appreciate the time and effort involved in handling our submission…” می‌توانند مناسب باشند. سپس به طور مستقیم و مودبانه در مورد وضعیت فعلی مقاله سؤال کنید. می‌توانید از عباراتی مانند “I would be grateful if you could provide an update on the current status of our manuscript” یا “We are writing to respectfully inquire about the progress of our submission” استفاده کنید. اگر مدت زمان قابل توجهی از ارسال گذشته است و وضعیت در سیستم آنلاین تغییر نکرده می‌توانید به این موضوع اشاره کنید (بدون گله و شکایت). برای مثال “The status in the online system has remained as ‘With Editor’ since [تاریخ]…” یا “We have not received any updates since the initial acknowledgement of submission.” از درخواست برای تسریع فرآیند خودداری کنید مگر اینکه دلیلی بسیار موجه و حرفه‌ای برای آن وجود داشته باشد (مانند ددلاین یک گرنت که مقاله بخشی از آن است و حتی در آن صورت نیز باید با احتیاط و ادب فراوان مطرح شود). بدنه اصلی باید مختصر و مفید باشد و صرفاً بر روی درخواست اطلاعات در مورد وضعیت مقاله تمرکز کند.
بخش پایانی و درخواست محترمانه در نامه
بخش پایانی نامه پیگیری فرصتی است برای جمع‌بندی پیام ابراز مجدد علاقه به مجله و تشکر از سردبیر. این بخش باید با لحنی حرفه‌ای و مثبت به پایان برسد. در ابتدا می‌توانید مجدداً بر علاقه خود به انتشار مقاله در آن مجله خاص تأکید کنید. این نشان می‌دهد که انتخاب این مجله از سوی شما سنجیده بوده و صرفاً برای رهایی از بلاتکلیفی به آنها مراجعه نکرده‌اید. عباراتی مانند “We remain very interested in publishing our work in [نام مجله]” یا “We believe that our manuscript is well-suited for your journal’s readership” می‌توانند در این زمینه استفاده شوند. سپس درخواست خود برای دریافت به‌روزرسانی را به صورت محترمانه تکرار کنید و ابراز امیدواری کنید که به زودی از وضعیت مقاله مطلع شوید. از به کار بردن کلماتی که بوی فشار یا التماس می‌دهند جداً خودداری کنید. در نهایت از سردبیر بابت وقت و توجهی که صرف خواندن نامه و بررسی وضعیت مقاله شما می‌کنند تشکر کنید. این نشان‌دهنده قدردانی شما از فرآیند و زحمات تیم سردبیری است. بخش پایانی با یک عبارت احترام‌آمیز برای خداحافظی (مانند “Sincerely” یا “Yours faithfully” اگر نام سردبیر را نمی‌دانید) و سپس امضای شما به عنوان نویسنده مسئول (نام کامل وابستگی سازمانی و اطلاعات تماس شامل ایمیل و شماره تلفن) به پایان می‌رسد. این بخش باید حس حرفه‌ای‌گری و صبر و شکیبایی شما را منتقل کند.
نحوه نگارش نامه پیگیری مقاله موثر
نوشتن یک نامه پیگیری مؤثر فراتر از رعایت ساختار و گنجاندن اطلاعات ضروری است؛ به نحوه نگارش و انتخاب کلمات نیز بستگی دارد. یک نامه مؤثر نامه‌ای است که ضمن انتقال پیام اصلی (درخواست به‌روزرسانی وضعیت مقاله) تصویری حرفه‌ای و محترمانه از نویسنده ارائه دهد و به سردبیر در رسیدگی سریع‌تر کمک کند. اولین اصل در نگارش مؤثر وضوح و ایجاز است. سردبیران و کارمندان دفتر مجله وقت محدودی دارند و باید بتوانند پیام شما را در چند ثانیه درک کنند. بنابراین از به کار بردن جملات طولانی پیچیده یا حاوی اطلاعات نامربوط پرهیز کنید. مستقیماً به سراغ اصل مطلب بروید اما با رعایت ادب. اصل دوم دقت در جزئیات است. همانطور که پیشتر گفته شد اطلاعات شناسایی مقاله (شماره سابمیشن عنوان تاریخ ارسال) باید کاملاً دقیق باشند. یک اشتباه تایپی کوچک در شماره سابمیشن می‌تواند فرآیند یافتن مقاله شما را مختل کند. اصل سوم لحن نامه است. لحن باید همواره حرفه‌ای محترمانه و صبورانه باشد. هرگونه نشانه از بی‌صبری عصبانیت گله و شکایت یا فشار آوردن اثری منفی خواهد داشت. به یاد داشته باشید که هدف شما یادآوری محترمانه و کسب اطلاعات است نه اعتراض به تأخیر. اصل چهارم نگارش صحیح و بدون غلط املایی یا گرامری است. یک نامه با غلط‌های متعدد غیرحرفه‌ای به نظر می‌رسد و می‌تواند روی برداشت سردبیر از دقت کار علمی شما نیز تأثیر بگذارد. بنابراین حتماً نامه خود را قبل از ارسال چندین بار بازخوانی و ویرایش کنید. استفاده از ابزارهای غلط‌یاب املایی و گرامری نیز می‌تواند مفید باشد. در نهایت از فرمت‌بندی مناسب استفاده کنید. پاراگراف‌ها را با فاصله از هم جدا کنید تا خواندن متن آسان شود. از فونت‌های استاندارد و خوانا استفاده کنید. رعایت این نکات در کنار هم به اثربخشی نامه پیگیری شما کمک شایانی خواهد کرد.
استفاده از لحن حرفه‌ای و محترمانه در نامه
یکی از مهم‌ترین عوامل در موفقیت یک نامه پیگیری لحنی است که در آن استفاده می‌شود. لحن نامه باید همواره حرفه‌ای مودبانه و توأم با درک و صبر باشد. سردبیران و داوران معمولاً به صورت داوطلبانه یا با دستمزدی اندک برای مجلات کار می‌کنند و حجم کاری بالایی دارند. نشان دادن درک شما از این موضوع و احترام گذاشتن به وقت و تلاش آنها بسیار مهم است. از به کار بردن هرگونه عبارت دستوری یا مطالبه‌گرانه پرهیز کنید. عباراتی مانند “You must inform me immediately…” یا “I demand an update on my paper…” کاملاً نامناسب هستند. به جای آن از عبارات پرسشی محترمانه استفاده کنید مانند “Could you please provide an update…?” یا “We would be grateful if you could inform us…”. همچنین از بیان احساسات منفی مانند ناامیدی عصبانیت یا بی‌قراری در متن نامه خودداری کنید. حتی اگر از تأخیر پیش آمده ناراحت هستید این ناراحتی را در نامه منعکس نکنید. تمرکز شما باید صرفاً بر روی کسب اطلاعات در مورد وضعیت فعلی مقاله باشد. از گله و شکایت در مورد طولانی شدن فرآیند خودداری کنید؛ صرفاً به وضعیت فعلی اشاره کنید (مثلاً اینکه وضعیت در سیستم آنلاین برای مدت طولانی تغییر نکرده است). استفاده از کلماتی مانند “respectfully” (محترمانه) “grateful” (سپاسگزار) “appreciate” (قدردانی کردن) و “kindly” (لطفاً) به ایجاد لحنی محترمانه کمک می‌کند. به یاد داشته باشید که هدف شما برقراری ارتباطی سازنده و حرفه‌ای با دفتر مجله است و لحن نامه شما نقش مهمی در این زمینه ایفا می‌کند. یک لحن نامناسب می‌تواند تأثیر منفی بر روی نحوه رسیدگی به درخواست شما بگذارد.
نمونه کامل نامه انگلیسی پیگیری وضعیت مقاله
در ادامه یک نمونه کامل از نامه انگلیسی پیگیری وضعیت مقاله ارائه شده است. این نمونه شامل تمامی بخش‌های ضروری است که پیشتر توضیح داده شد و با رعایت لحن حرفه‌ای و محترمانه نگارش یافته است. شما می‌توانید این نمونه را به عنوان چارچوبی برای نوشتن نامه خود استفاده کرده و اطلاعات مربوط به مقاله خود را در جاهای مشخص شده جایگزین کنید. توجه داشته باشید که این یک قالب کلی است و ممکن است نیاز به تنظیمات جزئی بر اساس شرایط خاص شما یا الزامات مجله داشته باشد. به عنوان مثال اگر مخاطب شما سردبیر خاصی است نام او را ذکر کنید؛ در غیر این صورت به صورت کلی‌تر به سردبیر یا دفتر سردبیری خطاب کنید. همچنین اطلاعات تماس خود را به عنوان نویسنده مسئول در انتهای نامه به طور کامل وارد کنید تا مجله بتواند به راحتی با شما ارتباط برقرار کند. پس از جایگزینی اطلاعات خود حتماً نامه را با دقت بازخوانی کنید تا از صحت تمامی جزئیات و عدم وجود غلط املایی یا گرامری اطمینان حاصل کنید.
Subject: Manuscript Status Inquiry – Submission Number: [Submission Number]
Dear Dr./Prof. [Editor’s Last Name, or Dear Editor-in-Chief/Dear Editor if name is unknown],
I am writing to respectfully inquire about the status of our manuscript titled “[Article Title]”, submitted to [Journal Name] on [Original Submission Date]. The submission number for this manuscript is [Submission Number].
We understand that the peer review process requires significant time and effort, and we appreciate the work of the editors and reviewers. However, we have not received any updates regarding the status of our submission since the initial acknowledgement, and the status in the online submission system remains as “[Current Status in System, e.g., With Editor]” since [Date if applicable, or mention the duration].
We would be very grateful if you could provide us with an update on the current status of our manuscript and, if possible, an estimated timeline for the next steps.
We remain highly interested in publishing our research in [Journal Name] and believe it aligns well with the journal’s scope and readership.
Thank you for your time and consideration regarding this matter.
Sincerely,
[Your Full Name]Corresponding Author
[Your Affiliation] [Your Email Address] [Your Phone Number (Optional)]نمونه‌های دیگر متن پیگیری مقاله برای شرایط مختلف
در حالی که نمونه نامه ارائه شده در بخش قبل یک قالب کلی و استاندارد است ممکن است شرایط خاصی پیش بیاید که نیاز به تنظیمات جزئی در متن نامه پیگیری داشته باشد. این تنظیمات باید با حفظ اصول کلی (حرفه‌ای بودن احترام وضوح) انجام شوند. برای مثال اگر مقاله شما برای مدت زمان بسیار طولانی در وضعیت “Under Review” باقی مانده است می‌توانید در بدنه اصلی نامه به جای اشاره کلی به فرآیند به طور خاص به این وضعیت اشاره کنید و مودبانه در مورد پیشرفت فرآیند داوری سوال بپرسید. مثلاً: “We note that the status of our manuscript has been ‘Under Review’ since [تاریخ]. We understand that finding suitable reviewers can be challenging, but we would be grateful for any update on the progress of the review process.” یا اگر دلیلی موجه برای نیاز به تصمیم‌گیری سریع‌تر دارید (مثلاً مرتبط با مهلت پایان یک پروژه تحقیقاتی یا درخواست گرنت) می‌توانید این موضوع را به صورت بسیار مختصر و حرفه‌ای در انتهای بدنه اصلی یا بخش پایانی مطرح کنید اما هرگز نباید این موضوع را به عنوان دلیلی برای فشار آوردن بر سردبیر استفاده کنید. مثال: “While we understand and respect the journal’s process, we would be grateful for an update as soon as possible, as the outcome is relevant to a pending grant application deadline on [تاریخ].” مهم است که این‌گونه درخواست‌ها با نهایت ادب مطرح شوند و هرگز حالت مطالبه‌گری به خود نگیرند. هدف از این تنظیمات ارائه اطلاعات اضافی مرتبط (مانند وضعیت خاص در سیستم یا یک دلیل خارجی موجه) به سردبیر است تا در صورت امکان در تصمیم‌گیری یا اطلاع‌رسانی به شما کمک کند. با این حال در بیشتر موارد نمونه استاندارد برای پیگیری وضعیت کلی مقاله کفایت می‌کند و نیازی به پیچیده کردن نامه نیست. همیشه قبل از ارسال شرایط مجله و وضعیت دقیق مقاله خود را در سیستم آنلاین بررسی کنید.
عنوان یا سابجکت لاین ایمیل پیگیری مقاله چیست؟
عنوان یا “سابجکت لاین” (Subject Line) ایمیل پیگیری مقاله اولین چیزی است که سردبیر یا کارمند دفتر مجله می‌بیند و نقش حیاتی در جلب توجه و هدایت سریع ایمیل شما به فرد یا بخش مناسب ایفا می‌کند. یک عنوان واضح و دقیق به گیرنده کمک می‌کند تا فوراً موضوع ایمیل را تشخیص داده و آن را در اولویت قرار دهد یا به فرد مسئول ارجاع دهد. عنوان ایمیل پیگیری باید شامل اطلاعات کلیدی باشد که به سرعت مقاله شما را در سیستم مجله قابل شناسایی کند. مهم‌ترین اطلاعاتی که باید در عنوان گنجانده شود “شماره سابمیشن” (Submission Number) مقاله شماست. این شماره منحصر به فردترین شناسه مقاله شما در مجله است. علاوه بر شماره سابمیشن لازم است به وضوح مشخص کنید که ایمیل شما یک “درخواست پیگیری وضعیت مقاله” است. بنابراین استفاده از عباراتی مانند “Manuscript Status Inquiry” (استعلام وضعیت دست‌نوشته) یا “Follow-up on Submission” (پیگیری ارسال) در عنوان بسیار مناسب است. گنجاندن عنوان مقاله یا نام نویسنده مسئول در عنوان ایمیل نیز می‌تواند مفید باشد به خصوص اگر شماره سابمیشن به هر دلیلی در دسترس نباشد یا گیرنده بخواهد به سرعت هویت مقاله را تأیید کند اما اصلی‌ترین و مهم‌ترین بخش عنوان شماره سابمیشن و اشاره به موضوع پیگیری است. عنوان باید مختصر و گویا باشد و از به کار بردن عبارات مبهم یا غیررسمی خودداری شود. برای مثال یک عنوان خوب می‌تواند به این شکل باشد: “Manuscript Status Inquiry – Submission No. [Your Submission Number]” یا “Follow-up: [Your Article Title] (Submission #[Submission Number])”. این عناوین اطلاعات لازم را به سرعت منتقل کرده و به فرآیند رسیدگی به ایمیل شما سرعت می‌بخشند. از عناوین کلی مانند “Question” یا “Regarding my paper” جداً پرهیز کنید زیرا این عناوین به سردبیر هیچ اطلاعاتی در مورد محتوای ایمیل نمی‌دهند و ممکن است باعث نادیده گرفته شدن یا تأخیر در پاسخگویی شوند.
اشتباهاتی که باید در نوشتن نامه پیگیری از آنها اجتناب کرد
هنگام نوشتن نامه پیگیری به سردبیر مجله برخی اشتباهات رایج وجود دارند که می‌توانند تأثیر منفی بر روی روند پیگیری شما داشته باشند و حتی ممکن است به ضرر مقاله شما تمام شوند. آگاهی از این اشتباهات و اجتناب از آنها برای حفظ یک رابطه حرفه‌ای با مجله و افزایش شانس دریافت پاسخ مناسب حیاتی است. اولین و شاید رایج‌ترین اشتباه پیگیری زودهنگام است. همانطور که قبلاً بحث شد عجله در پیگیری قبل از گذشت مدت زمان معقول نشان‌دهنده بی‌صبری نویسنده است و می‌تواند سردبیر را آزرده خاطر کند. همیشه قبل از ارسال نامه زمان‌های معمول مجله و وضعیت مقاله در سیستم آنلاین را بررسی کنید. اشتباه دیگر ارسال پیگیری‌های مکرر در فواصل زمانی کوتاه است. ارسال چندین ایمیل پیگیری در عرض چند روز یا چند هفته نه تنها کمکی به تسریع فرآیند نمی‌کند بلکه می‌تواند بسیار آزاردهنده باشد. پس از ارسال یک نامه پیگیری صبر کنید تا پاسخ دریافت کنید (معمولاً چندین هفته). اگر پاسخی دریافت نشد تنها پس از گذشت یک دوره زمانی دیگر یک پیگیری دوم (و نهایی) با لحنی بسیار محتاطانه می‌تواند در نظر گرفته شود. اشتباه سوم استفاده از لحن نامناسب است. هرگونه لحن دستوری طلبکارانه گله‌آمیز یا عصبانی اثری بسیار مخرب دارد. همیشه حرفه‌ای مودب و صبور باشید. اشتباه چهارم ارائه اطلاعات ناقص یا نادرست است. عدم ذکر شماره سابمیشن عنوان مقاله یا تاریخ ارسال کار سردبیر را برای یافتن مقاله شما بسیار دشوار می‌کند. اشتباه پنجم ارسال نامه پیگیری به فرد یا آدرس ایمیل نامناسب است. معمولاً باید ایمیل را به سردبیر مربوطه (اگر نامش را می‌دانید) یا به آدرس ایمیل عمومی دفتر سردبیری که در وب‌سایت مجله ذکر شده است ارسال کنید. ارسال به ایمیل شخصی سردبیر یا داوران (که نباید با آنها ارتباط مستقیم داشته باشید) کاملاً غیراخلاقی و غیرحرفه‌ای است. اشتباه ششم طولانی کردن نامه با جزئیات غیرضروری توجیهات اضافی برای اهمیت مقاله یا تکرار مطالب است. نامه پیگیری باید کوتاه و مستقیماً به موضوع بپردازد. با پرهیز از این اشتباهات شانس خود را برای یک پیگیری موفق و دریافت پاسخ مفید از سوی مجله افزایش می‌دهید.
سوالات متداول درباره پیگیری مقاله از سردبیر مجله:
بعد از ارسال مقاله چه زمانی برای پیگیری مناسب است؟
بهتر است حداقل ۲ تا ۳ ماه پس از ارسال اولیه مقاله صبر کنید مگر اینکه مجله زمان پاسخگویی کوتاه‌تری را مشخص کرده باشد. همیشه ابتدا وضعیت مقاله را در سیستم آنلاین مجله بررسی کنید.
عنوان ایمیل پیگیری مقاله ارسالی باید شامل چه اطلاعاتی باشد؟
عنوان ایمیل باید شامل شماره سابمیشن (Submission Number) مقاله و عبارتی واضح مانند “Manuscript Status Inquiry” یا “Follow-up on Submission” باشد تا به سرعت شناسایی شود.
چه اطلاعات کلیدی مقاله را باید در نامه پیگیری ذکر کنم؟
در نامه پیگیری حتماً باید شماره سابمیشن عنوان کامل مقاله و تاریخ دقیق ارسال اولیه آن را برای شناسایی سریع و دقیق ذکر کنید.
آیا پیگیری‌های مکرر برای مقاله ارسالی توصیه می‌شود؟
خیر ارسال ایمیل‌های پیگیری مکرر و در فواصل زمانی کوتاه توصیه نمی‌شود و می‌تواند تأثیر منفی داشته باشد. پس از ارسال یک نامه صبورانه منتظر پاسخ بمانید.
اگر بعد از ارسال نامه پیگیری همچنان پاسخی دریافت نکردم چه اقدامی لازم است؟
پس از ارسال نامه پیگیری اول حداقل ۲ تا ۴ هفته صبر کنید. اگر همچنان پاسخی دریافت نکردید می‌توانید یک پیگیری دوم بسیار مختصر و محترمانه ارسال کنید.
آیا شما به دنبال کسب اطلاعات بیشتر در مورد "نمونه نامه انگلیسی به سردبیر مجله برای پیگیری مقاله" هستید؟ با کلیک بر روی کسب و کار ایرانی, کتاب، به دنبال مطالب مرتبط با این موضوع هستید؟ با کلیک بر روی دسته بندی های مرتبط، محتواهای دیگری را کشف کنید. همچنین، ممکن است در این دسته بندی، سریال ها، فیلم ها، کتاب ها و مقالات مفیدی نیز برای شما قرار داشته باشند. بنابراین، همین حالا برای کشف دنیای جذاب و گسترده ی محتواهای مرتبط با "نمونه نامه انگلیسی به سردبیر مجله برای پیگیری مقاله"، کلیک کنید.
